Acceso a modelo gestión de proyectos
Las habilidades en la gestión de proyectos son esenciales para cualquier tarea compleja, donde sean posibles resultados diferentes, requiriendo planificar y evaluar las opciones, organizando actividades y dotando recursos para alcanzar los resultados. Los proyectos de empresa pueden ser de cualquier tamaño, sin importar su complejidad.
La dirección de proyectos debe preocuparse de: recursos humanos, productos, servicios, materiales, producción, comunicaciones, fábrica y equipo, almacen, distribución, logística, instalaciones, finanzas, administración, compras, área comercial, servicio al cliente, calidad, mantenimiento y en cualquier combinación de todos ellos.
Claves para realizar la gestión de proyectos empresariales:
1. Determinar las especificaciones del proyecto de forma precisa
Las especificaciones de proyecto debería ser una descripción exacta de lo que el proyecto pretende conseguir, y los criterios y flexibilidad que implican, sus parámetros, alcance, variedad, producciones, fuentes, participantes, presupuestos y escalas de tiempo.
Por lo general el director de proyecto debe consultar con otros y luego reconocer la especificación de proyecto con los superiores. Las especificaciones puede implicar varios esbozos antes de que sean reconocidas. Los requerimientos del proyecto son esenciales para determinar responsabilidades medibles para saber en cualquier momento el avance del mismo.
Una plantilla para la especificación de un proyecto debe recoger:
- Descripción del objetivo/os y el entregable.
- escalas de tiempo, presupuestos, posibles variaciones y alcance
- personas involucradas y el modo que el equipo trabajará (frecuencia de reuniones, proceso de toma de decisiones...etc).
- establecer puntos de revisión y determinar como van a ser medidos los resultados.
2. Planificar el proyecto
Planifique las fases y las actividades del proyecto. Puede ser muy útil revisar el proyecto hacia atrás, identificando todas las cosas que tienen que ser puestas en marcha en orden inverso. Los proyectos complejos tendrán varias actividades que se ejecutan en paralelo. Algunas partes del proyecto necesitarán otras partes del proyecto para ser completadas antes de que puedan comenzar o progresar. Algunos proyectos requerirán una etapa de viabilidad antes de la finalización de un plan detallado.
Planear y manejar proyectos complejos con varias actividades en paralelo y dependientes unas de otras requerirá de herramientas que faciliten el análisis de las tareas críticas.
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El diagrama de Gantt es un modo útil de mostrar bloques de actividades y objetivos y su duración a lo largo de la vida del proyecto.
3. Comunicar el proyecto al equipo
Se persiguen dos objetivos: por una parte informar a la gente de lo que pasa, y así obtener su apoyo y compromiso. Y por otra al beneficiarse del conocimiento de otras personas.
4. Delegar responsabilidades y acciones
Las actividades tienen que ser descritas claramente, incluso todos los parámetros relevantes, escalas de tiempo, gastos, y entregables. Use la sigla ELEGANTE para ayudarle a delegar tareas correctamente. Normalmente cuando las tareas delegadas fallan es porque no han sido explicadas claramente, reconocidos por la otra persona, o apoyadas y comprobadas mientras avanzaba su progreso.
5. Controlar, medir, y gestionar el proyecto de empresa
Comprobar el progreso de las actividades respecto al plan marcado. Revisar con regularidad los puntos críticos y confirma la validez de os realizado permiten ajustar el plan, si es necesario, cambiando circunstancias, y modificar las variantes dentro de los términos originales del proyecto.
La Gestión de Proyectos debe manejar simultáneamente los cuatro elementos básicos de un proyecto: recursos, tiempo, dinero, y el más importante, alcance (duración). Todos estos elementos estan interrelacionados. Cada uno debe ser manejado con eficacia. Todos deben ser gestionados juntos si el proyecto quiere realizarse con éxito.
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